SOFTWARE

Organisaties gebruiken al decennia lang allerlei soorten applicaties om tal van en uiteenlopende taken uit te voeren. Zowel voor interne processen als voor het bedienen van hun klanten. We noemen dat Software. En voor elke toepassing zijn tegenwoordig legio aanbieders. Maar wat doe jij als ondernemer als pakketten in de markt onvoldoende aansluiten bij wat jij nodig hebt? Dan moet je zelf software gaan bouwen.

Maar zo’n project uittekenen en een IT bedrijf aansturen is helemaal niet jouw core business. Gelukkig wel die van ons. Lees hieronder hoe wij dit soort projecten aanpakken. En heb je daarna nog vragen? Of ben je al gestart en loop je vast? Neem dan vooral contact met ons op, we helpen je graag.

Onze 8 stappen

We werken altijd met 8 vaste stappen. Enerzijds gebaseerd op 100+ succesvolle projecten die we met ons team hebben gedaan. Anderzijds zijn we al een paar jaar enorm fan van de Google Design Sprint en in samenwerking met The Next Lab hebben we daar diverse varianten op ontwikkeld.

Stap 1: Intake

Een intake wordt altijd begeleidt door een senior partner en een product owner waarbij we, naast een kennismaking, de situatie bespreken. Zo’n intake duurt ongeveer één uur. Het doel van het project en digitale product moet helder worden, tijdlijnen en budgetten worden op hoofdlijnen geschetst en we leggen uit hoe een mogelijk vervolgtraject er uit zou kunnen komen te zien en welke deliverables dat zou opleveren. Dit resulteert in een one-page-projectplan. Deze intake en one-pager zijn kosteloos.

 

Stap 2: Begrijpen van de materie

Afhankelijk van de complexiteit van de materie zijn er twee opties. De meest gebruikte optie is om een begrijpdag te doen. Hierbij worden 3-4 medewerkers van het bedrijf uitgenodigd om deel te nemen aan een workshop samen met 2-3 externe experts. Dit kunnen experts zijn in SAAS of productizing, maar ook experts op het gebied van vermarkting of UX. 

Bij voorkeur doen we een dergelijke begrijpdag op een externe locatie. Aan de hand van een vaste set oefeningen worden de pijnpunten van het project, maar zeker ook de kansen helder. De stip op de horizon wordt vertaald naar concrete doelstellingen op korte en lange termijn.

Is de casus minder complex? Dan volstaat het om onze product owner 1-2 dagen mee te laten lopen met diverse collega’s en andere stakeholders. Daaruit komt dan een verslag met constateringen dat wordt besproken met de opdrachtgever.

 Als je met 3-4 mensen een intake doet is 1 uur denk ik te kort. Stel voor om hier 1-2m uur van te maken.

Stap 3: schetsen van de oplossing

Het schetsen van de oplossing doen we via verschillende workshop varianten met een hoog UX-gehalte . Hiervoor betrekken we dan ook graag een ervaren UX-er, al dan niet uit de eigen geledingen van de opdrachtgever. Afhankelijk van de complexiteit bepalen we de grootte van de werkgroep.

Door een gedegen besluitvormingsproces te doen komt er een basis set uit die we vertalen naar een prototype. Dit kan een werkend en ‘klikbare’ digitale oplossing zijn, maar bijvoorbeeld ook een sales folder waarin de nieuwe propositie wordt uitgelegd naar toekomstige klanten.

Stap 4: Technisch landschap in kaart brengen

Door het opstellen van een gestructureerde overzicht waar het huidige IT van de opdrachtgever en haar klanten de nieuwe oplossing ‘raakt’, ontstaat een overzicht van de bestaande applicatievoorzieningen en inzicht in de complexiteit ervan. Waar mogelijk willen we onze oplossingen standaardiseren, zodat we een grote zorg van beslissers wegnemen, namelijk of het wel echt een simpele en duurzame oplossing kan zijn voor de eindgebruiker. Deze sessie gebeurt vaak met een technisch contactpersoon en één van onze technische experts.

 

Stap 5: Valideren met echte gebruikers

Door 3-5 interviews te doen met echte (potentiële) klanten gaan we het prototype testen. Dit wordt gedaan door zeer ervaren interviewers die begrijpen dat de tijd van de klant zeer kostbaar is en dus goed gebruikt moet worden. Door de prototypes te testen voorkomen we een situatie waarbij iets wordt gebouwd waar het team enthousiast over is, maar waar de gebruiker toch niet op zit te wachten. Deze stap is de beste investering tegen een slechte investering. Het projectteam kijkt achter de schermen mee en is getuige van de impact van de oplossing voor de gebruiker. 

 

Stap 6: Roadmap en budget

Een roadmap is een lijst met functionaliteiten en oplossingen die in het product moeten komen. De product owner stelt deze lijst op aan de hand van de ideeën die zijn gecreëerd en gevalideerd in de eerdere stappen. Daarin brengen we een volgorde aan waarin de dingen met de meeste waarde voor de klant als eerste worden gebouwd. Zo is de eerste versie van de nieuwe software meteen iets waarvoor de klant wilt betalen en/of waar gebruikers gelukkig van worden. Het moet écht een probleem oplossen. Afhankelijk van het aanwezige budget maken we faseringen aan in de roadmap.

Heeft een opdrachtgever geen interne IT afdeling? Dat is geen enkel probleem. We kennen 20+ zeer goede IT partijen waar we eerder mee hebben samengewerkt. We kunnen een shortlist met partijen aanleveren en indien nodig het selectietraject begeleiden.

Afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project besluiten we in gezamenlijk overleg of dit project wordt gebouwd met een agile projectmethodiek (bijvoorbeeld SCRUM) of dat er een fixed scope project wordt gestart.

Doel is ook om een goed beeld te krijgen van de diverse processen.

Stap 7: Implementatie

Na het selecteren van een partner begint het meest tastbare gedeelte, namelijk het bouwen van de applicatie. We herkennen hierin vier assen, namelijk proces, activatie, content en techniek. Eerder schreven we hier een blog over die hier in de diepte op in gaan. Lees onze PACT-blog hier. Meestal beperkt onze productowner zich tot het zijn van de verbindende schakel tussen de IT bouwer en de opdrachtgever, maar onze collega’s zijn goed in staat om ook de coördinatie te voeren over de andere domeinen. Duurt de bouwfase langer dan 3 maanden? Dan zijn wij groot voorstander van een focusdag halverwege het bouwtraject om op die dag te bepalen of en waar we bij moeten sturen om het project succesvol te maken, dus het opleveren van een applicatie die een probleem oplost, binnen de gestelde termijn en binnen het gestelde budget

En ben je zelf al een implementatie begonnen en loop je vast op één van die punten? Bel ons. Tijdens een intake (stap 1) kunnen we vaak snel bepalen welke energie en focus nodig is om het project weer op de rit te krijgen.

 

Stap 8: evaluatie en overdracht

In stap 1 wordt vaak een meetbare doelstelling gedefinieerd. Na opleveren van het project wordt met de stakeholders gekeken of er aanvullende acties nodig zijn (op proces, activatie, content en/of techniek) om het product succesvol te maken. Om de interne adaptatie te verhogen stellen wij voor om in deze fase een interne ‘eigenaar’ van het product aan te stellen. Indien nodig blijven we betrokken.

Tot slot.

We beseffen dat elke klant uniek is en elk project ook weer zijn eigen karakter heeft. Daarom is er altijd ruimte voor nuance in onze aanpak als daar noodzaak toe blijkt. 

Word je getriggerd door bovenstaande, heb je een vraag of opmerking? Happy to discuss. We maken graag tijd voor je.