computer programmeren

Applicaties

Door Johan van Duinkerken. 

Software is tegenwoordig nauwelijks een nieuw element in het bedrijfsleven; organisaties gebruiken al decennia lang allerlei soorten applicaties om tal van en uiteenlopende taken uit te voeren.

Organisaties hebben in de loop der tijd allerlei applicaties ontwikkeld, softwarepakketten aangeschaft en informatiesystemen in gebruik genomen voor het ondersteunen van hun bedrijfsprocessen. In de meeste gevallen dragen deze applicaties, software en systemen in belangrijke mate bij aan zowel het voortbestaan, als aan de concurrentiepositie van de organisatie. De informatietechnologie heeft de laatste decennia  ook een snelle ontwikkeling doorgemaakt. In sommige gevallen functioneren niet alle applicaties meer aan de eisen en wensen van deze tijd, omdat bijvoorbeeld

  • Processen moeten gestroomlijnd worden; 

  • (Deel)systemen moeten met elkaar gaan communiceren

  • De ooit op maat gemaakte functionaliteiten zijn niet meer nodig 

Als de business verandert, dan zal ook de IT moeten veranderen. En dan is er ook een noodzaak om de IT-architectuur te stroomlijnen. Er moet inzicht van het IT-landschap zijn; welke applicaties zijn nuttig en welke zijn overbodig? Het gebeurt regelmatig dat bij de aanschaf van software en implementatie van nieuwe systemen en technieken niet altijd is gekeken naar het opruimen van applicaties die overbodig of hopeloos verouderd waren. Het ontbrak daarbij niet alleen aan aandacht, geld en tijd, maar ook aan een gedegen beleid ten aanzien van de rationalisatie van het applicatielandschap.

Automatiseringskloof

En dan kennen we ook nog de automatisersingskloof. Het is niet zeldzaam dat er vele soorten handmatige inspanningen plaats vinden in een bedrijf. Complexe excel sheets, onvindbare foldermappen op een enkele PC of een taak die alleen die ene collega goed kan uitvoeren. 

De applicaties voldoen niet (meer) of onvoldoende en dan worden er losse adhoc handelingen en systeempjes bedacht. Mensen moeten ingrijpen en de kloof tussen de applicaties te overbruggen - op alle uren van de dag en nacht. Vaak maken en gebruiken deze mensen checklists en spreadsheets om hen te helpen processen handmatig uit te voeren. Deze adhoc handelingen en systemen worden door de loop van de tijd tot een noodzakelijk proces verheven. Dit noemen wij een automatiseringskloof.  

Directe menselijke tussenkomst is riskant omdat mensen kwetsbaar zijn en eenvoudigweg niet kunnen opschalen met de snelheid en volume van het werk. Handmatige inspanning is ook duur.

Wat zijn de gevolgen in de praktijk?

Deze ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat er een enorme diversiteit en in het verlengde daarvan een complexiteit is ontstaan aan applicaties, koppelingen tussen applicaties en uitwisseling van informatie tussen applicaties. Hierdoor is een efficiënt beheer zo goed als ondoenlijk geworden en is het nauwelijks nog mogelijk om applicaties aan te passen aan de steeds veranderende informatiebehoefte. Verouderde systemen blijven ‘in de lucht’ hoewel geleidelijke uitfasering van dergelijke systemen niet alleen de complexiteit in beheer zouden verminderen, maar tegelijkertijd een enorme kostenbesparing zouden opleveren. Daarnaast is de complexiteit van invloed op de business ‘an sich’. Zo kan een diversiteit aan applicaties leiden tot inconsistente klantgegevens, een gebrekkige ondersteuning van de bedrijfsprocessen of een moeizame ontwikkeling van nieuwe producten. 

Applicatiebeheerders gaan zich steeds langer bezig houden met het ‘in de lucht’ houden van de applicatie’ in plaats van optimalisatie van het proces. Of als de rol van een applicatiebeheerder door iemand van de business, in deeltijd wordt uitgevoerd, zal deze medewerker zich steeds vaker met applicatiebeheer gaan bezig houden dan met haar/zijn kerntaak, als specialist, voor de business.

Zonder rationalisatie van het applicatie landschap  lopen organisaties een groot risico op:

  • Niet in staat zijn om tijdig te reageren op veranderende omstandigheden in de business

  • Geen passende updates en wijzigingen aanbrengen met bugfixes

  • Vasthouden aan laagwaardige IT-projecten

  • Niet in staat zijn om verschillende aspecten van het IT- en bedrijfslandschap effectief te plannen, optimaliseren en moderniseren.

  • Onnodig hoge kosten

  • Ontbrekende zakelijke kansen

Waarom zou u met rationalisatie van het applicatielandschap beginnen?

Het is belangrijk om bovengenoemde problemen te voorkomen en zelfs noodzakelijk om op te lossen. Als organisaties met het juiste perspectief, bewustwording en een toenemende aandacht op het beheersen, reduceren en besparen van kosten, willen, zelfs moeten, richten dan is rationalisatie van het applicatielandschap noodzakelijk. De praktijk leert dat met een gedegen rationalisatie van het applicatielandschap aanzienlijke kosten kunnen worden bespaard. Applicaties met eenzelfde functionaliteit kunnen worden opgeheven ten gunste van een meer geschikte applicatie, sterk verouderde systemen kunnen geleidelijk worden uitgefaseerd en overbodig geworden applicaties kunnen worden stopgezet en verwijderd. Niet alleen zorgt dit voor een aanmerkelijke reductie van de onderhouds- en beheerkosten; rationalisatie van het applicatielandschap maakt tevens een efficiënter beheer en een grotere flexibiliteit, om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen, mogelijk. Het vergroot de wendbaarheid en slagvaardigheid van iedere organisatie in belangrijke mate. 

Per applicatie zal bekeken worden of deze gemigreerd moet worden. Softwaremigratie heeft tot doel verouderde softwaresystemen te vervangen door al dan niet nieuwe systemen die beter onderhoudbaar zijn en voldoen aan de wensen en eisen van de gebruikers. Softwaremigratie gaat verder dan een eenvoudige upgrade of upgrade , maar is eerder een fundamentele verandering in de software-infrastructuur. Legacy-systemen, systemen vaak in verouderde technieken in de jaren negentig en 2000 ontwikkeld, vallen ook onder een softwaremigratie. Er is ook sprake van een softwaremigratie wanneer er vanuit een Major release zal worden overgeschakeld naar de volgende hoogste van dezelfde software provider. Bijvoorbeeld een migratie van een Windows systeem naar een webapplicatie van dezelfde leverancier heeft een volledige nieuwe architectuur en zal dan ook als een softwaremigratie aangemerkt worden.

Hoe te starten?

Het is onmiskenbaar dat er duidelijke kaders en strakke richtlijnen nodig zijn om te komen tot een gedegen rationalisatie van het applicatielandschap. Zo zullen allereerst de uitgangspunten waaraan het applicatielandschap in de ideale situatie aan zou moeten voldoen, worden vastgesteld. Daarna zal de kwaliteit en de knelpunten van het huidige applicatielandschap in kaart te worden gebracht. Om de doelstellingen van de rationalisatie van het applicatielandschap te kunnen implementeren is het verstandig om een projectplan met meerdere mogelijke scenario’s en een business case met een zogenaamde roadmap op te stellen. Een belangrijk item is om de gerealiseerde besparingen continu te monitoren. 

Om de inventarisatie en roadmap van het gewenste applicatielandschap helder te krijgen  wordt er een strategische planning van applicatielandschap gemaakt. Hierbij staat de huidige status centraal bij beslissingen. Vragen die moeten worden beslist, zijn onder meer:

  • Welke applicaties zijn strategisch gepositioneerd en blijven, en welke applicaties worden op middellange / lange termijn afgebouwd?

  • Wanneer brengen we onze nieuwe applicaties in productie?

  • Wanneer migreren we onze redundante applicaties naar een nieuw applicatieplatform?

  • Wanneer is het nieuwe applicatieplatform klaar, zodat we er beoogde voordelen ook daadwerkelijk in gang gezet worden.

Zodra alle applicaties en daarmee het applicatielandschap in kaart zijn gebracht, kan worden overgegaan tot de daadwerkelijke rationalisatie van het applicatielandschap. De volgende maatregelen kunnen daarbij een rol spelen: 

  • Harmonisatie: Onder harmonisatie wordt verstaan: het opheffen van applicaties met eenzelfde of een vergelijkbare functionaliteit ten gunste van een passendere applicatie. 

  • Consolidatie: Het consolideren van applicaties houdt in dat de verschillen in de technische uitvoering van een bepaalde applicatie worden geüniformeerd.

  • Integratie: Het integreren van applicaties betekent dat applicaties dusdanig aan elkaar worden gekoppeld dat er onderlinge uitwisseling van gegevens tussen applicaties plaatsvindt en deze als het ware samenwerken. 

  • Standaardisatie: Als maatwerkapplicaties worden vervangen door standaardapplicaties spreekt men van standaardisatie. 

  • Nieuwe functionaliteit: In sommige gevallen worden essentiële onderdelen van een proces uitgevoerd door een applicatie die niet meer toereikend is. Het is dan noodzakelijk om een nieuwe functionaliteit te creëren. 

  • Uitfasering: Met het uitfaseren wordt beoogd om applicaties die in de loop van de tijd verouderd zijn, of overbodig zijn geworden, uit te schakelen.

  • Reductie: Ook het reduceren van het aantal in gebruik zijnde platforms kan aanzienlijke besparingen met zich mee brengen. Eventueel kan uitbesteding een mogelijkheid bieden om kostenbesparingen te realiseren indien reductie van platforms onvoldoende besparing oplevert. Tegenwoordig worden veel applicaties aangeboden als SaaS.

  • SaaS: De ‘Software as a Service’ of in het kort ‘SaaS’.  Het SaaS-concept biedt de mogelijkheid om software op basis van een abonnement te gebruiken en de applicatie wordt ergens anders opgeslagen. Dat ‘ergens anders’ staat bekend als de cloud.”

Wat bereikt u met rationalisatie?

Rationalisatie van het applicatielandschap levert de volgende resultaten op:

  • Door het opstellen van een gestructureerde systematiek ontstaat een overzicht van de bestaande applicatievoorzieningen en inzicht in de complexiteit ervan.

  • Door standaardisatie wordt meer flexibiliteit gecreëerd waardoor uitbreidingen, wijzigingen en vervanging makkelijker te realiseren zijn.

  • Door herziening van de IT-richtlijnen, geënt op een gedegen IT-beleid, wordt er een professionelere aanpak ten aanzien van de juiste beheerstrategie per applicatie gerealiseerd.

  • Minimale uitvaltijd

  • Verlaging van operationele kosten

Meer focus op de core business. De interne medewerkers kunnen zich zo meer concentreren op de strategische doelen van de organisatie. En kan de organisatie echt waarde toevoegen in hun core business.
 

Met betrekking tot handmatige en workarrounds activiteiten zullen deze door de implementatie van nieuwe applicaties  geminimaliseerd worden. De verbeterde cq. nieuwe applicatie zorgt voor het:

  • Minimaliseren menselijke interacties in bedrijfsprocessen

  • Minimaliseren van de menselijke inspanning die nodig is om geautomatiseerde processen te configureren en te beheren

Met als resultaat dat de tijd die mensen (FTE's) nodig hebben om taken in de hele onderneming uit te voeren worden verminderd.

Automatisering is op zijn best met zo min mogelijk menselijke interactie, zodat organisaties kracht kunnen opbouwen door het beste gebruik van technologie en mensen.

Wat is een winnende strategie voor rationalisatie van het applicatielandschap? 

Een rationalisatie van het applicatielandschap vereist zoals eerder gezegd echter meer dan een alle applicaties 1:1 vervangen, Zeker, veel organisaties beginnen hun transformatie met 1:1 vervangen en dit lijkt in eerste instantie slim, het is behapbaar, geeft wat nieuwe functionaliteit en de investering is te overzien. Maar organisaties doen zich zelf te kort omdat hiermee niet alle gebreken, overlap en het de vele menselijke acties worden verminderd.. Het proces voor de rationalisatie omvat "oplossingen op een modernere manier heroverwegen" door moderne ontwikkelingsmethodologieën toe te passen, zoals Agile, en door nieuwere ontwikkelingen te omarmen, zoals microservices en (mobiele) apps.

Met de hulp van de Agile werkwijze en een ProductOwner wordt het succes van een rationalisatie vergroot. Door Agile, iteratieve principes toepassen, zal er sneller en tegen lagere kosten een flexibel, robuust en geoptimaliseerd applicatieportfolio dan traditionele methoden gecreëerd worden. Door gebruikers een grotere stem en inzet te geven gedurende het hele proces. Regelmatige aanpassingen op basis van gebruikersfeedback kunnen IT helpen om de juiste mix van applicaties te bieden met de minste vertraging en met de minste kosten om zakelijke doelstellingen te bereiken. Succesvolle implementaties met Agile en de productowner vereisen een verandering, niet alleen in toepassingen, maar ook in hoe mensen en organisaties die in de echte wereld werken. Agile projecten kunnen ,mislukken omdat er geen rekening wordt gehouden met de uitgangspunten. De productowner van productowner.nl zal meewerken aan wel een succesvolle rationalisatie.


Een aantal aandachtspunten waar de productowner zijn/haar aandacht op zal hebben:

  • Verzamel nauwkeurige gebruikersgegevens. Betrek gebruikers en andere belanghebbenden vollediger en consistent om nauwkeurigere gegevens te krijgen over hoe ze hun huidige applicaties gebruiken, de kwaliteit van die toepassingen en gewenste functionele en technische vereisten.

  • Vind verborgen behoeften. Overweeg om bij de klanten op locatie wensen te identificeren Dit kan met interviews maar een met een focussprint zal er sneller en efficiënter inzicht komen  in gebruikersbehoeften. Deze input moet in de nieuwe oplossing geïntegreerd zijn c.q. worden. Tevens verhoogt dit proces de tevredenheid, behoud, commitment van de eindgebruiker en genereert incrementele inkomsten.

  • Check de input van gebruikers. Valideer de antwoorden van gebruikers bij de managers om "fudged" antwoorden te elimineren die bedoeld zijn om hun huidige applicaties te beschermen. Een eerste controle zal zijn om problemen zoals formaatverschillen, ontbrekende gegevens en handmatige fouten te identificeren. Een aantal gebruikers kunnen de  applicatie slecht beoordelen op criteria, zoals 'gebruiksvriendelijkheid' of "kwaliteit van rapporten", terwijl de algehele applicatie hoog scoort.

  • Kijk verder dan kenmerken en functies. Check regelgevings- of beveiligingskwesties die de rationalisatie zouden kunnen vertragen. Er ontstaat bijvoorbeeld een GAP als een applicatie die klantgegevens uit de Europese Unie verwerkt, niet voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

  • Maak zakelijke doelen duidelijk. Creëer duidelijke, kwantificeerbare meetcriteria, evenals een kosten / batenanalyse, om de behoefte aan en voordelen van een rationalisatie effectief te communiceren en de benodigde ondersteuning te genereren.

  • Flexibel zijn. Na het ontvangen van feedback van gebruikers over hun toepassingsvereisten, past u het plan aan op basis van de waarde van de functionele, technische en kostenaspecten voor elke afdeling. Hierdoor kunnen afdelingen verschillende prioriteiten toekennen aan verschillende functies, zoals een financiële administratie die meer gewicht hecht aan beveiliging dan aan look & feel.

  • Zie het grote geheel. Maak een alomvattende architectonische benadering, met vooraf beoordelingen van de verwachte inspanning die nodig is om de rationalisatie te implementeren. Door de reikwijdte van het werk van tevoren te begrijpen, kunnen bedrijfsmanagers budgetteren voor een algeheel plan. Maar ook het trainen van eindgebruikers en hen vertrouwd maken met de wijzigingen die door de rationalisatie zijn doorgevoerd om zo het maximale gebruik van het nieuweapplicaties te verzekeren. Ook het heronderhandelen van onderhouds- en ondersteuningscontracten zodat de organisatie geen onnodige ondersteuningskosten betaalt en de beste ondersteuning krijgt zijn onderdeel van het plan. Een gefaseerde implementatie levert voordelen op om blijvende ondersteuning van gebruikers en managers te houden zelfs te stimuleren..

Meer weten over hoe wij dit concreet aan zouden pakken? Lees hier ons gedetailleerde 8-stappen plan. Of neem contact met ons op als we je ergens mee kunnen helpen.

Sparren?
Neemt contact met ons op!

We reageren binnen 1 dag.

arrow&v

Johan: trotse partner van Productowner.nl